我一直从事管理咨询、商业分析和战略管理的工作，项目管理、会议、邮件、数据分析以及PPT简报的制作是我工作任务的主要内容。
我一直在努力提高自己和团队的工作效率，在这里把我的心得和技巧做一个总结，并分享一些我的思考、常用的工具和模板，希望对大家有帮助。
逻辑思考与头脑风暴的方法和工具：百度脑图，MindMaster
项目管理与工作计划的工具和模板：飞书多维表格
高效会议的工具和技巧：滴答清单，Outlook自定义格式
PPT简报的技巧和工具：EveryThing,Q-dir,iSlides,摄图网，Snipaste
知识管理的技巧和工具：iNote，Wolai
一、逻辑思考与头脑风暴：白板，GoodNotes，百度脑图，MindMaster,Excel11
我认为在工作中，最重要的环节是在个人的独立思考和团队的头脑风暴。能否进行有逻辑的深入思考，能否通过思考获得洞察和独特的见解，能否带领团队一起开启有创意的讨论，是职场中最不可替代的能力。
值得一提的是，很多人在工作中忙于做具体的工作，却忽略了思考的环节。这会导致两方面的问题，一方面可能没忙在点上，另外可能导致忙完了没有成长。我在每周、每月和每个季度都会专门留出时间专门做思考，思考当前部门工作的方向、对过去的工作进行复盘。这个工作习惯对我的帮助非常大。
说到思考的工具，没有什么比手写更好了，我比较推荐的方式有三种：（1）大白板和马克笔（2）本子和纸笔（3）Ipad手写。
（一）在办公室和家里的书房都布置白板
我在办公室和家里都放了白板，不同的在办公室是公司统一安排的玻璃版；在家里我是买了可粘式的白板纸粘在书房。
如果有一张大白板，在团队讨论的时候，可以将大家的共识、分歧和主要结论都记在白板上，这样讨论起来非常有针对性。同时，像流程、数据、结构等用语言无法表述清晰的时候，用白板画出来会非常清楚。
在家里对于一些家里的大事儿，我和老公也经常共同探讨，还起到了促进家庭和谐的效果。回忆回去的几年，像我们俩的职业选择、购房、生娃等这样的大事儿，都是我们俩在大白板上一起讨论和碰撞的。
（二）活页本+四色笔
用纸笔来手写的话，大家可以根据自己的喜好来选择本子，本子嘛自己用着舒服最重要。我自己一般使用活页夹，这是因为（1）活页纸调整自由纸张之间的顺序（2）可以通过打孔将其他纸质材料加入活页本；（3）没用的纸张可以扔掉，减轻本子的重量
我一直回购的牌子是无印良品和国誉，纸张质量和款式的选择都很多。像我就比较喜欢格子间距细一些，用钢笔写起来不透墨的的纸张，这样挑下来的话就是这两个品牌比较满意。
另外我建议要配置四色圆珠笔。这样可以清晰的用颜色将内容标志出来。一般我用黑色标志标题、用蓝色标志正文，用红色标记要点，用绿色标志待办事项。这样用颜色清晰地标志出来之后，不仅方便检索，还保证自己不要忘记待办的事项。
（三）iPadPro与笔记软件
去年开始我配置了iPadPro，特别香。现在已经基本做到无纸化办公了。在iPadPro安装了GoodNotes之后，完全可以代替纸笔做思考和笔记。与纸笔相比，iPadPro的优点和劣势如下：
优点：(1)iPencil=各色圆珠笔+荧光笔+橡皮+尺子（2）方便图文结合（3）手写文字转电子文字（4）可以直接在PDF上手写笔记(5)便于与团队直接分享（6)可以投放大屏做（7）可以随时放大、缩小或者改动
缺点：(1)充电（2）比本子沉
总的来看，iPad完全可以代替手写笔记，随时实地去做记录和思考。
（四）专门做头脑风暴的软件：百度脑图和MindMaster
一般说来，简单的思考和思路的梳理用纸笔完全可以实现。然而对于比较复杂的方案或大型项目来说，我还是建议与思维导图相互配合使用，并推荐百度脑图和MindMaster软件。
1.百度脑图
百度脑图是一款纯在线的免费的思维导图工具，只要有百度账号和浏览器就可以使用，无需额外安装软件，随时随地可以使用。具备模板的设置、项目状态的编辑、根据层级去收缩、添加插图等功能，非常傻瓜式的操作。
2.MindMasterMindMaster网页版(edrawsoft.cn)
如果有更强的定制化的需求，或需要更高级的功能，可以使用MindMaster。这个软件一直在保持升级，既有电脑安装板也有网页版可以同时使用。
我在平时的工作中用MindMaster更多一些，这是因为我平时的工作产出一般会直接在大型会议中去做讨论和汇报，所以对呈现效果的逻辑性和颜值要求也比较高，MindMaster更加适合我一些。
对于有团队协同的要求的朋友们来说，这个软件也是有云共享的功能的。我曾利用这个软件，协同了三家公司的PMO来做项目共创，在疫情期间取得了不错的效果。
另外,MindMaster提供了不少模板，这些模板不仅局限于思维导图，还包括流程图、时间序列图、鱼骨图和旭日图等，应用的领域非常广。
二、项目管理与工作计划的工具和模板
前面的第一部分介绍的是如何开拓思路，如何头脑风暴；那么接下来就到了具体的评估和执行阶段。这也是我最重要的工作之一，作为项目负责人、PMO、顾问或者关键成员的角色，统筹或参与各种大型项目。
要说有哪些工具和方法可以提高项目管理的效率的话，我也尝试了不少方法。比如Project软件、在线的项目管理平台等等。这么多年实践下来之后，我发现对于大多数项目来说，其实还是Excel模板最方便、最好用。
为什么说Excel最好用呢？原因在于（1）可定制（2）便于分享（3）便于操作（4）没有学习成本（5）免费...
项目一旦启动之后，最关键的事情就是要管理领导的期望值、管理分工、管理整体进度以及管理预算。这几项工作落实到工具上来看的话就是要做好：（1）项目章程（2）RACI分工矩阵（3）项目进度看板（4）风险预算表。
对于这几样工作，我平时收集和定制了不少实用的模板，在这里也与大家进行分享，相信可以极大的促进项目管理的工作。
（一）项目章程ProjectCharter一页纸模板
这个模板可以说是项目成功与否的通行证和尚方宝剑。最复杂的项目章程可以写成一本书，而最简单、也是最常用的项目章程，完全用一页PPT或者是一页Excel就可以实现了。
项目章程之所以要提前找好模板，也是为了提高效率，同时按照模块的样例去填写的话，也可以避免遗漏，保证关键信息能够都照顾到。
（二）RACI模板-分解与分工
RACI在实际工作中特别实用，我之前还专门做过文章和视频来介绍这个工具，感兴趣的朋友可以找来看一看。很多项目后期出现的冲突、争执、延期，都是因为前期忽略了在分工方面的工作。另外，RACI工具还可以用于团队的内部管理，可以说是神器了。
（三）项目进度与看板模板
（四）飞书多维表格（在线/免费/多维）
如果说到在线的项目管理工具，我推荐的是飞书的多维表格。这个表格的设计非常智能，用飞书自带的模板，完全可以实现OKR目标的管理、SWOT分析、看板视图和项目管理的功能。
而且只要有飞书账号就可以，如果所在公司使用飞书系统就更方便了，还可以进行团队间的合作和互动。毕竟字节跳动这么大的厂用飞书都毫无压力，对于人以下公司或者个人账号，完全可以免费使用。
三、促进高效会议的工具和技巧
我每周可能有一半的时间都在各种会议上，所以高效地组织、主持和参与会议非常关键。我认为高效的会议有三个关键的技巧，会前准备、会中思考和会后跟进。
（一）用滴答清单维护与会议相关的清单
我在滴答清单上维护了几个常用的清单，其中与会议有关的是常用的文字都会以清单的形式保存下来，这样以后在发出会议邀请的时候，就不会有遗漏，常用语也可以直接复制粘贴，不用每次都要重新写一遍。
会前准备清单
会议邀请模板
群发邮件列表
常用语
（二）用Outlook的自定义模板功能提前准备会议纪要模板
我有一个习惯，无论是作为主持人、参会人或是会议秘书，我都会记录一份会议记录。这样一方面可以让我在会议中保持专注，另外还可以作为一个检索的资料库。
而我记录会议记录的工具就是Outlook，我使用Outlook的原因是：
可以直接用Office的搜索功能随时检索
会后可以直接转发给相关人，无需再次编辑
在Office各种软件中兼容性好，无论是PPT还是Excel，可以无缝衔接。
为了美观，我建议大家掌握一个模板编辑的小技巧，可以快速提升Outlook的颜值。用Office自定义的样式功能，提前预设好各级标题的格式，方法是在样式中选择层级，设置格式-段落-边框-底色即可，最后再将这个模板设置为默认模板。
四、PPT简报的技巧和工具：EveryThing,Q-dir,iSlides,摄图网，Snipaste
工作了这么多年，我做了无数的简报，最紧张的时候可能一天要做多张简报，我更是帮别人改过无数的简报。PPT对我说=在最短的时间内，做出逻辑性+样式美观+数据无误的简报。
（一）iSlides与使用技巧
而要达成这个目的，就必须要借助外挂和平时的积累。iSlides是非常好用的工具，我看有不少人也推荐过这个软件。我在这里分享几个我使用这个软件的小技巧：
先出逻辑、再筛选模板：我们要先知道这一页的逻辑是什么，再用筛选功能去找到适合自己逻辑的模板。比如我要展现的是4个平行的要点，我就会选择4/列表/含图或不含图。
配色和色系：在所有的简报制作完毕之后，使用islides自带的配色功能，选择合适的色系。还可以配合使用snipaste来讲配色保存下来，这些配色可以在很多场合得到灵活应用。
配图网站：如摄图网配合使用。配图可以让PPT的逼格提升好几个档位，灵活使用配图，以及各种免抠元素，为PPT增加一些生动的元素。
（二）文件检索与快速阅览：Everything，Q-dir
随着文件越来越多，windows自带的搜索功能太落后了，我们必须借助搜索软件来帮助我们合适的元素，everything非常好用，可以快速帮我们检索到隐藏在各个角落里的资料和文件。
另外，一个浏览器的窗口也是远远不够的，我推荐大家使用Q-dir来进行多视窗操作。这样我们可以放一个视窗开图片素材，一个视窗开文字素材，一个视窗开数据检索，另一个视窗供灵活的应用。（当然最后配双屏幕和大屏幕来操作，速度会更快）。绝对起到事半功倍的效果。
